ペーパーレス化にも有効|ISO14001を取得して環境問題に対する強い関心を証明する

文書管理ソフトで大量の書類をデータ化できる!

ペーパーレス化にも有効

システム

文書管理ソフトで目指せペーパーレス化!

文書管理ソフトというのは、会社組織で使うことになる各種文書を、作成・保存・閲覧するためのソフトのことです。パソコンはもちろん、タブレットやスマホでも取り扱えるものが多く、社員に携帯端末を持たせておけば、完全な社内ペーパーレス化も実現する画期的なシステムです。
社内ペーパーレス化が実現すれば、様々なメリットが享受できます。具体的にどんなメリットがあるかと言えば、まず管理スペースが必要なくなるのが素晴らしいですね。紙の文書を保管するためには大きなファイルや棚が必要になりますが、データ化しておけばそれらは必要ありません。

文書管理ソフトの主な機能

では、具体的にどのような機能が文書管理ソフトにはあるのでしょうか。まず、ワープロやメモ帳に似た機能があります。つまり、その場で文書の作成ができるようになっているのです。これがないと、新規文書の作成ができないので当然でしょう。高度な編集機能があったり、ペンを使って絵が書き込めるものもあります。文書を保存した上でデータベース化までし、検索が容易にできるように工夫されているソフトもあります。OCR機能や音声入力、各種フォーマット変換機能にセキュリティ機能まで付加されているソフトがあったりと、使える機能は多岐に渡ります。

会社の規模や予算を考えてソフトを選ぼう

性能の良い文書管理ソフトなら、初期費用が30万円ほどかかる上に、さらに月額費用までかかります。月額費用は10万円以下であることが多いので、初期費用さえ支払ってしまえば、後は中小企業でも使っていくことは十分に可能でしょう。ただし、中にはコストが莫大にかかるシステムも存在しています。大手企業しか使えないような超高度で超高額なシステムもあるので、使うにしても自社の規模や予算、使い道に適しているものを選ぶ必要があります。社員数がそれほど多くないなら、初歩的な機能が揃っているだけのものでも十分でしょう。フリーソフトという手も考えられます。

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